Le Piccole e Medie Imprese Italiane nascono spesso dall’idea e dalle capacità innovatrici di persone inesperte nella gestione dell’azienda attraverso tecniche manageriali evolute. In caso di crescita di business emerge sovente l’inadeguatezza a fronteggiare problematiche più complesse per diversi fattori:

– costi eccessivi da sostenere per mantenere personale qualificato all’interno dell’organico;

– poco tempo a disposizione da parte dell’imprenditore da dedicare al controllo di gestione, anche a causa di un eccessivo impegno nell’operatività quotidiana;

– carenza dei sistemi informatici alla portata della piccola azienda;

– inadeguato supporto fornito dai consulenti fiscali ed amministrativi su aspetti specifici della gestione quali analisi degli indici di bilancio, budgeting, analisi degli scostamenti, determinazione del costo del prodotto o del servizio, reporting per il controllo di gestione, ecc..

Tutto questo spinge l’imprenditore ad affidarsi al proprio istinto e credere di non aver bisogno di alcun sistema di controllo e di analisi, con la conseguenza di generare un elevato livello di stress ed incertezza sul futuro dell’impresa stessa. Se non hai indicatori sei come un automobilista senza cruscotto. I rischi sono alti e la possibilità di rimanere senza benzina o causare danni al motore è elevatissimo.

L’istinto è una funzione fondamentale per tutti gli esseri umani ma avere la possibilità di valutare le proprie performance affidandosi ad un sistema di indicatori chiave è un vantaggio non indifferente.

Una delle cause della bassa competitività e longevità di alcune aziende italiane è la scarsa propensione a misurare le prestazioni dei processi da parte del management per svariati motivi:

  • interessi personali o di parte
  • ignoranza incapacità
  • mancanza di tempo o incapacità a pianificare il proprio tempo
  • non individuazione di Kpi

Molti imprenditori e manager italiani non conoscono alcuni semplici indicatori di performance della propria azienda, se non i principali indici economico-finanziari.

Kpi è un acronimo inglese che sta per “Key Performance Indicators”, in italiano “indicatori di prestazione chiave”, e rappresenta l’insieme degli indicatori che permettono di misurare le prestazioni di una determinata attività o processo, ad esempio una campagna di web marketing.

I KPI sono delle variabili che le aziende usano per misurare, tracciare e analizzare le performance produttive. Questi dati sono solitamente utilizzati per valutare i successi di un’azienda in base agli obiettivi prefissati.

Misurare le performance è, in ogni area aziendale, fondamentale per poter attuare dei processi di miglioramento. Risulta quindi molto importante riuscire a identificare i KPI  strategici per valutare l’andamento della produzione dal punto di vista dell’efficienza, del livello di servizio e della qualità dei processi.

Solitamente per eseguire questo monitoraggio ci si muove su 2 livelli:

  • Business Intelligence classica: per l’analisi dei processi a consuntivo dedicata alle strategie di miglioramento sul medio-lungo termine.
  • Controllo delle performance in tempo reale: per un presidio ed un controllo immediato del floor produttivo

Focalizziamoci sul secondo punto che spesso è quello maggiormente trascurato: perché è necessario un presidio in tempo reale della produzione?

La risposta è semplice, il monitoraggio in tempo reale della produzione consente una reazione veloce ed immediata agli imprevisti permettendo di risolvere eventuali derive dei processi immediatamente e quindi di raggiungere più facilmente gli obiettivi e diminuire le perdite operative ed i costi.

I KPI sono quindi degli indicatori strategici che permettono di misurare la buona riuscita di un progetto, e devono essere strettamente legati agli obiettivi che ci si propone di raggiungere.

Una volta identificati i propri obiettivi, vanno definiti in anticipo i KPI. Gli indicatori di performance devono inoltre essere quantificabili e misurabili in quanto devono permettere di analizzare con precisione i progressi fatti verso il raggiungimento dei propri obiettivi.

Definire i KPI con attenzione è quindi molto importante. Ad esempio “diventare l’azienda leader di settore” non è un kpi corretto in quanto non si tratta di un dato oggettivamente misurabile, anche se a quanto pare in Italia ne abbiamo parecchie di (presunte) aziende leader. In aggiunta, un buon KPI dovrebbe essere scelto in ottica di lungo periodo, e non dovrebbe cambiare nel breve, in modo da essere confrontabile. In questo modo sarà infatti più facile effettuare nel tempo dei confronti con gli stessi periodi degli anni precedenti, per valutare i progressi compiuti nel raggiungimento dei propri obiettivi.

Possiamo avere due differenti tipi di kpi:

Kpi qualitativi che misurano le performance in aree quali:

  • l’efficacia del lavoro di squadra,
  • il livello di autonomia nel problem solving,
  • disponibilità al cambiamento ed al miglioramento,
  • orientamento agli obiettivi ed alle performance,
  • delega,
  • coordinamento

Dall’analisi di questi indicatori verranno sviluppati dei piani strategici di miglioramento e lo sviluppo dei piani formativi ad hoc.

Kpi qunatitativi che misurano la produzione di risultati numerici in differenti aree:

  • Produzione rapporto clienti potenziali/venduto, è il rapporto tra il numero di persone che potenzialmente possono acquistare ed il numero di persone che alla fine ha acquistato qualcosa.
  • Budget giornaliero/settimanale/mensile, cioè l’indicatore di produzione che ogni venditore deve sviluppare ogni giorno, ogni settimana, ogni mese…

alcuni KPI potrebbero essere utilizzati per le campagne di marketing online per il controllo delle performance:

  • Fatturato generato dalle varie fonti di accesso al sito web (campagne PPC, accessi organici dai motori di ricerca, campagne di e-mail marketing, referral, social media, ecc.)
  • Tasso di conversione (es. acquisto di un prodotto, registrazione al sito, compilazione di un modulo di richiesta informazioni, download di una brochure, …)
  • Numero di conversioni registrate in un determinato periodo di tempo Il valore medio degli ordini in un sito e-commerce Numero di visite o visitatori unici mensili
  • Numero di pagine visualizzate in media in ogni visita…

Ogni società, piccola o grande che sia, può stabilire dei KPI che devono servire come punto di riferimento per i propri collaboratori, in modo che sappiano in ogni momento come far fronte a determinate problematiche che dovessero insorgere durante la lunga giornata di lavoro.

Non ti affidare al caso, fai in modo di dotarti di un sistema chiaro di kpi per il monitoraggio continuo del tuo business e della tua crescita…